Вы здесь

Переход на ЭДО

Переход на ЭДО

Общие условия осуществления документооборота в электронном виде с АО «Каменскволокно»

Настоящие общие условия регламентируют порядок осуществления документооборота в электронном виде АО «Каменскволокно» (ИНН/КПП 6147019153/614701001) с контрагентом в случае, если такой способ документооборота предусмотрен положениями заключенного сторонами договора.

1. Термины и определения. Для целей настоящих Общих условий нижеизложенные термины используются в следующих значениях:

1.1. Договор – двусторонняя сделка, заключенная между АО «Каменскволокно» и его контрагентом (вторая сторона Договора), предусматривающая осуществление документооборота между сторонами Договора в электронном виде.

1.2. Оператор ЭДО – организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами в системе ЭДО.

1.3. Общие условия – настоящие общие условия осуществления документооборота в электронном виде.

1.4. Пакет электронных документов – несколько связанных между собой Электронных документов, подписанных одной электронной (подписью счет, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), счет-фактура, акт сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ)), другие документы, относящиеся к Договору, заключенному Сторонами.

1.5. Система электронного документооборота (СЭДО) – система электронного документооборота, которая представляет собой автоматизированную унифицированную информационную систему приема, хранения и передачи электронных документов (подписанных квалифицированной электронной подписью) по телекоммуникационным каналам связи. Обеспечивает функции обмена юридически значимыми электронными документами между пользователями системы.

1.6. Стороны (по отдельности – Сторона) или Участники ЭДО (по отдельности – Участник ЭДО) – стороны Договора.

1.7. Удостоверяющий центр – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

1.8. Электронная подпись (ЭП) – усиленная квалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и действующему законодательству РФ в сфере электронной подписи.

1.9. Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человека с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

1.10. Электронный документооборот (ЭДО) – способ взаимодействия Сторон по обмену Электронными документами, подписанными Электронной подписью, в системе электронного документооборота.

2. Предмет регулирования

2.1. Предметом настоящих Общих условий является определение порядка обмена Участниками ЭДО документами в электронном виде, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью взамен бумажного.

2.2. Настоящие Общие условия регулируют отношения Сторон при осуществлении электронного обмена документами, подписанными ЭП, по телекоммуникационным каналам связи в соответствующей СЭДО.

2.3. Получение документов в электронном виде и подписанных ЭП в порядке, установленным настоящими Общими условиями, эквивалентно получению документов на бумажном носителе и является необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что ЭД исходит от Стороны, его направившей.

2.4. Все документы, поступившие в порядке обмена в электронном виде, должны быть составлены в форматах в соответствии с требованиями законодательства РФ и условий заключенного Договора.

2.5. Принимая Общие условия Стороны подтверждают, что лица, подписавшие электронные документы, с использованием квалифицированной электронной подписи, уполномочены на подписание таких документов, в соответствии с полномочиями предусмотренными учредительными документами соответствующей Стороны (в частности Уставом общества) или надлежаще уполномочены на совершение таких действий в порядке статей 185, 186 ГК РФ.

3. Порядок взаимодействия Сторон при обмене электронными документами, подписанными ЭП

3.1. Для участия в ЭДО Сторонам необходимо:

3.1.1. заключить договор на выпуск квалифицированных сертификатов с любым Удостоверяющим центром, аккредитованным по требованиям Закона «Об электронной подписи», и получить квалифицированные сертификаты электронных ключей проверки электронной подписи уполномоченных лиц;

3.1.2. самостоятельно обеспечить установку, настройку средств электронной подписи в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и регламентами Удостоверяющего центра.

3.2. Электронный документооборот осуществляется Сторонами в соответствии с действующим законодательством РФ, в том числе Гражданским кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Приказом Министерства финансов РФ от 10.11.2015 №174н, настоящими Общими условиями и положениями заключенного Сторонами Договора.

3.3. Стороны в рамках исполнения Договора будут обмениваться формализованными и неформализованными электронными документами:

3.3.1. формализованные электронные документы – электронные документы, для которых российскими нормативно-правовыми актами установлены электронные форматы:

 счет-фактура составляется в формате XML,

 корректировочный счет-фактура составляется в формате XML,

 акт приемки-сдачи работ (услуг) и унифицированная форма первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ-12 составляются в формате XML,

Формализованные электронные документы применяются в форматах, утвержденных ФНС России, действующих на момент обмена ЭД.

3.3.2. неформализованные электронные документы – электронные документы, формат которых устанавливается Сторонами (Стороной) и не определен какими-либо российскими нормативно-правовыми актами:

- счет на оплату;

- акт сверки взаиморасчетов;

- договоры, дополнительные соглашения к договорам, протоколы разногласий (согласований разногласий), приложения, спецификации, заявки, акты о возврате товарно-материальных ценностей, акты о приемке товара по качеству/количеству, сертификаты качества;

- другие документы, оформляемые в рамках заключенного Сторонами Договора.

Стороны в рамках исполнения заключенного Договора вправе в любой момент ввести в электронный документооборот любые иные неформализованные электронные документы, прямо не указанные в настоящем пункте, и применять при обмене такими документами правила, установленные настоящими Общими условиями.

3.4. Стороны информируют друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем. При невозможности производить обмен документами в электронном виде (неполучение извещений о получении электронного документа, отсутствие любого вида связи с другой Стороной и пр.), Стороны оформляют документы на бумажных носителях в письменном виде и считают их оригиналами после подписания уполномоченными лицами.

3.5. Датой выставления Стороне Электронного документа/Пакета электронных документов по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла Электронного документа/Пакета электронных документов Оператору ЭДО от другой Стороны, указанная в подтверждении этого Оператора ЭДО.

3.6. Датой получения Стороной Электронного документа/Пакета электронных документов по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления ей Оператором ЭДО файла Электронного документа/Пакета электронных документов другой Стороны, указанная в подтверждении этого Оператора ЭДО.

3.7. Участники ЭДО обеспечивают хранение Электронного документа/Пакета электронных документов, подписанных ЭП (составление и выставление которых предусмотрено настоящим Общими условиями), совместно с применявшимся для формирования ЭП указанных документов Сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного законодательством РФ для хранения соответствующих документов.

3.8 Направляющая Сторона формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его ЭП и отправляет через Оператора получающей Стороне.

3.9. Получающая Сторона, не позднее одного рабочего дня формирует Электронный документ, подписанный Электронной подписью участника ЭДО, в котором фиксирует факт доставки документов, подписывает его квалифицированной ЭП и отправляет направляющей Стороне через Оператора.

3.10. Получающая сторона, ознакомившись с документом, может не позднее трех рабочих дней, совершить одно из следующих действий:

3.11 Сформировать уведомление о принятии, которое представляет собой электронные документы, подписать его и отправить направляющей стороне через Оператора - в том случае, если Получающая сторона согласна с содержанием документа.

3.12 При несогласии с содержанием Документа - сформировать уведомление об уточнении, указав причину несогласия, подписать его ЭП и отправить направляющей Стороне через Оператора. Документ приему и исполнению не подлежит.

3.13 При получении уведомления об уточнении направляющая Сторона не позднее одного рабочего дня вносит исправления в полученный документ и повторяет действия, установленные в п. 3.8 Общих условий.

4. Использование усиленных квалифицированных Электронных подписей

4.1. Стороны используют усиленную квалифицированную Электронную подпись (ЭП), которая в Электронном документе равнозначна собственноручной подписи на документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

4.1.1. квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным Удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

4.1.2. квалифицированный сертификат действителен на момент подписания Электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания Электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания Электронного документа не определен;

4.1.3. имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата усиленной квалифицированной Электронной подписи, с помощью которой подписан Электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания. При этом проверка осуществляется с использованием сертифицированных средств Электронной подписи и с использованием Сертификата лица, подписавшего Электронный документ;

4.1.4. ЭП используется с учетом ограничений, содержащихся в Сертификате лица, подписывающего Электронный документ (если такие ограничения установлены).

4.2. Стороны обязаны по необходимости заблаговременно обновлять сертификаты электронных ключей, а при неисполнении этого обязательства немедленно сообщить другой Стороне о возникшей ситуации.

5. Прочие условия

5.1. Любая Сторона вправе в любой момент в одностороннем порядке отказаться от настоящих Общих условий, направив другой Стороне извещение об отказе, подписанное уполномоченным лицом.

5.2. Действие настоящих Общих условий для регулирования отношений Сторон Договора будет считаться оконченным по истечении 30 (тридцати) календарных дней с момента получения извещения другой Стороной об отказе от применения Общих условий. В течение указанных 30 (тридцати) календарных дней для Сторон продолжают действовать положения Общих условий.

5.3. Настоящие Общие условий являются обязательным для применения Сторонами с момента вступления в силу Договора и действуют в пределах срока Действия Договора.

5.4. АО «Каменскволокно» имеет право в одностороннем порядке в любое время вносить изменения в настоящие Общие условия путем опубликования новой редакции Общих условий. В этом АО «Каменскволокно» обязуется Стороне, заключивший Договор, до момента внесения изменений в Общие условия (публикации Общих условий в новой редакции), направить уведомление о внесении изменений в Общие условия, которые в новой редакции будут применяться к отношениям Сторон с момента истечения срока предусмотренного п. 5.2. настоящих Общих условий, увеличенного на 5 рабочих дней, если иной срок применения новой редакции Общих условий не будет согласован сторонами.

5.5. Настоящие Общие условия действуют в части, не противоречащей императивным нормам законодательства РФ и условиям заключенного Сторонами Договора. В случае, если в результате изменения законодательства РФ положения настоящих Общих условий станут недействительны, то в соответствующей части Общие условия не подлежат применению, а Стороны будут руководствоваться императивными нормами действующего законодательства РФ.

5.6. Формализованные электронные документы, указанные в п. 3.3.1 настоящих Общих условий, применяются Сторонами в форматах, утвержденных нормативно-правовыми актами, действующими на момент формирования (направления), соответствующего ЭД. В случае внесения изменений в п. 3.3.1 настоящих Общих условий по причине изменения соответствующих нормативно-правовых актов, положения п. 5.4. настоящих Общих условий не подлежат применению.

6.1. Утверждено генеральным директором АО «Каменскволокно» Лакуниным В.Ю.

«14» февраля 2021 года. Версия 2021-001.